Uložení, evidence a fotografie
Ilustrační fotografie, nikoli identifikační nebo autentizační pomůcka.
Prostředí bez extrémů
Sbírku uchovávejte na suchém stabilním místě mimo přímé slunce, zdroje tepla a riziko zatékání. Nevhodné jsou vlhké sklepy, nevytápěné půdy a místa s prudkými změnami teplot. Bankovky ukládejte naplocho do vhodných ochranných obalů. Kovové předměty oddělujte tak, aby se nedotýkaly a neodíraly.
Fotografie pro budoucí porovnání
Zachyťte obě strany každého kusu, měřítko jen pokud nepřekáží a neutrální pozadí. Fotoaparát držte rovnoběžně s plochou, vyhněte se silným odleskům. Originální soubor uchovejte, úpravy dělejte na kopii. Nepoužívejte fotografie k tvrzení o pravosti. Soubor pojmenujte podle vlastního evidenčního čísla.
Jednoduchá tabulka
Základní evidence může mít sloupce číslo, předmět, období, zdroj, datum získání, místo uložení, stav a poznámky. Citlivé údaje o nákupu nebo vlastnících držte v neveřejné části. Jednou za čas porovnejte fyzický obsah s tabulkou. Pokud číslo chybí, nevyplňujte ho odhadem. Záznam o nejistotě je cenný.
Záloha a předání
Elektronické fotografie a tabulku zálohujte na dvě oddělená místa. K souborům připojte vysvětlení používaných zkratek a struktury složek. Při předání sbírky rodině nebo muzeu pomůže jednoduchý seznam s proveniencí. U cennějších kusů řešte bezpečnost uložení diskrétně a bez veřejného vystavování přesných údajů.
Praktická poznámka k tématu
Uložení sbírky přizpůsobte také tomu, jak často s ní pracujete. Předměty k pravidelnému studiu mohou mít samostatný bezpečný oddíl, zatímco křehké kusy je lepší ponechat v klidu. Založte přehled, v jaké krabici a přihrádce se položka nachází. Digitální soupis nesmí být jediným místem, kde existuje informace o původu. Jednoduchá tištěná kopie usnadní orientaci při technickém problému. U fotografií si poznamenejte datum a případné úpravy kontrastu. Při zveřejňování sbírky nezobrazujte citlivé informace o domácím zabezpečení, adrese ani hodnotných předmětech v souvislosti s místem uložení.
Badatelský návyk pro tuto kapitolu
Při porovnávání snímků sledujte také světlo a měřítko. Drobné reliéfy mohou na fotografii působit odlišně podle směru osvětlení, zatímco poškozený okraj může připomínat výrobní variantu. Všechny poznámky pište do vlastní evidence, nikoli na sbírkový předmět nebo jeho původní historický obal. Pokud potřebujete přidat štítek, umístěte jej na nový vnější obal. Tak si uchováte možnost budoucího přehodnocení bez dalších stop na originálu.
Na co nezapomenout při další práci
Na konci měsíce se vraťte k původnímu cíli sbírky. Vyhodnoťte, které položky máte dostatečně popsané, u kterých chybí fotografie a kde je nutné odborné posouzení. Nepodléhejte představě, že každá nejasnost musí být vyřešena okamžitě. Sběratelství je dlouhodobé učení, při kterém se názory mění s novými prameny. Vyhraďte si místo pro seznam zdrojů a datum poslední kontroly. Když se oficiální katalog později změní, budete vědět, z čeho jste vycházeli.